このページでは、「ビジネスメールのやり取り」について学びましょう。
ビジネスの世界でもチャットでのやり取りが増えてきてはいますが、
まだまだメールが主流のところは多いです。
ビジネスメールの雛形
仕事でメールを送る時の基本を知っていますか？
メールでのやり取りはチャットのようにカジュアルなスタイルではなく、
形式的に書くことが多くなります。
ビジネスメールでは必ず入れるべき項目がいくつかありますので、
ポイントをしっかりおさえておきましょう。
すでにメールでのやり取りを経験している人がほとんどだと思いますが、
今一度確認して、自分のやり方を見直してください。
ビジネスメールでの必須項目
- 件名
- 宛名
- あいさつ
- 本題
- 結びのあいさつ
- 署名（会社名、名前、住所、電話番号、Eメールアドレス）
これらの項目を用いた例文は以下の通りとなります。
件名：【◯月◯日までに返信希望】△△セミナー参加者名簿の件 株式会社◯◯◯ マーケティング部 田中様 いつもお世話になっております。 ◯◯株式会社の鈴木です。 先日は、来月開催される△△セミナーに関する会議に ご参加いただきありとうございました。 セミナー出席者の参加名簿を作成しましたので、 ご確認いただきたくメールしました。 お忙しいところ恐れ入れいますが、 添付の参加名簿をご確認の上、 ◯月◯日までにお返事を頂けますと幸いです。 どうぞよろしくお願い致しします。 ------ ◯◯株式会社 鈴木 美保 〒105ー＊＊＊＊ 東京都港区＊＊＊＊ TEL:03-＊＊＊＊-＊＊＊＊ Email:suzuki@＊＊＊＊.co.jp
ビジネスメール雛形の注意点
件名
メールの件名は、受信者が最初に見る部分です。
メールの件名を見て相手はすぐに開くか、
後で対応するかを決めます。
そのため、相手が見てわかりやすい件名にするのが正解です。
例えば、上のようなメールの内容で、
次のような件名にしている人はいませんか。
- 先日はありがとうございました。
- ◯◯株式会社の鈴木です。
- △△セミナーに関する会議についてお知らせ
これらも決して間違いではなく、
よく見かける件名ではありますが、
これらのような件名ではメールの内容がわかりません。
返信が欲しい時は【返信希望】と明記することが大切です。
その他、確認してほしい時は【要確認】、
報告したい時は【ご報告】、
相談したいときは【ご相談】などと明記し、
何が書いてあるか相手が瞬時にわかる件名にすると親切です。
これは社外の人だけでなく、
同僚や上司に対しても同じことです。
急ぎの場合などは件名でそれを伝えるだけでも、
早く開封してくれる可能性が高くなります。
忙しい相手が効率よく仕事をこなせるように、
メールの件名を工夫することは思いやりにもなります。
宛名
会社名や部署名は省略せずに、正式名称で書きましょう。
相手の名前は、名字＋様が一般的です。
また先方の会社名や名前に誤字があっては大変失礼です。
必ず名刺などでよく確認してください。
あいさつ
チャットでは省略されることもありますが、
ビジネスメールでは基本的に、
本文は「お世話になっております」から始まります。
その下に、自分の会社名と名前を記してください。
その他、例文のような簡単なあいさつ文も入れると丁寧です。
例） ・先ほどはお電話をありがとうございました。 ・〜を送付していただきありがとうございます。
本題
伝えたいことを、はっきり、わかりやすく書いてください。
複数のことがある場合は、箇条書きにするなどの工夫もしましょう。
※本文を書くときのポイントについては、
次のページで詳しく解説します。
結びのあいさつ
本題の後に、相手にやってほしいことを明記します。
期限があるなら、必ず「◯日までに」と入れましょう。
そして結びのあいさつは、
「よろしくお願い致します（申し上げます）」が一般的です。
忘れずに入れましょう。
署名
ビジネスメールの場合は、署名は必ず入れます。
毎回書かなくていいように、
自分の署名をメールに登録しておくと便利です。
ビジネスメールの雛形を解説しました。
メールはチャットとは異なり、
雛形に沿ってかしこまった言葉を使います。
基本をおさえて、相手に失礼のないメールを送信しましょう。
次のページでは、
実際にメールを書く時のポイントについて説明します。