前回のページでは、ビジネスメールの基本について学習しました。
このページでは一歩進んで、
相手により配慮したメールを書く方法について解説します。
円滑に仕事を進めるためにも、
しっかりポイントを押さえましょう。
メールの差出人名
ビジネスメールでは、
メールの差出人名にも気を使いましょう。
よくある差出人名として、
「名前のみ」「メールアドレス」のみなどがあります。
しかし、ビジメスメールの差出人名は、
「名前＋会社名」とするのがもっともわかりやすくベストです。
例）鈴木 美保【◯◯株式会社】
また日本国内でのメールは、
基本的に名前は日本語表記が一般的です。
差出人名の書き方は、
できるだけ社内で統一することをおすすめします。
メールアドレスのみの場合や、空欄の場合は、
迷惑メールとして判断されてしまう可能性もありますので、
注意しましょう。
本文
メール本文は、相手が読みやすいように、
適宜、改行や行間を入れて書きましょう。
下のメールは前ページと同じ内容ですが、
比べてみてください。
株式会社◯◯◯ マーケティング部 田中様 いつもお世話になっております。◯◯株式会社の鈴木です。先日は、来月開催される△△セミナーに関する会議にご参加いただきありとうございました。セミナー出席者の参加名簿を作成しましたので、ご確認いただきたくメールしました。お忙しいところ恐れ入れいますが、添付の参加名簿をご確認の上、◯月◯日までにお返事を頂けますと幸いです。どうぞよろしくお願い致しします。 ------ ◯◯株式会社 鈴木 美保 〒105ー＊＊＊＊ 東京都港区＊＊＊＊ TEL:03-＊＊＊＊-＊＊＊＊ Email:suzuki@＊＊＊＊.co.jp
これは極端な例ではありますが、
本文に改行や行間が全くないので、
非常に読みにくくなっています。
メールの本文は次のポイントを守って書くようにしてください。
▶︎読みやすいメールのポイント
- 1行20〜30文字ぐらいまでにして改行をする。
- 「。」や「、」で改行すると読みやすい。
- 3〜4行を一区切りとし、行間（1行でOK）を入れる。
- 特に重要なところ（締め切り日など）は、【】や罫線を使って、
目立つように表記する。
スマホでも読みやすく
メールを送る相手がいつもスマホで確認するとわかっている場合は、
スマホで読みやすいように工夫すると親切です。
スマホでは20文字ほどで自動的に改行されます。
そのため、良かれと思ってたくさん改行してしまうと、
かえって読みにくくなってしまうので、
改行は控えめにしましょう。
また、1行20文字前後なので、
どうしても縦に長くなってしまいます。
長いメールはスクロールして読むのが大変なので、
メールの内容はできるだけ簡潔に書くようにしましょう。
複数の内容を一つのメールに入れずに、
内容ごとにメールを分けた方が良い場合もあります。
お礼メール
ライターとして仕事をする場合にも、
お礼のメールを送る機会は非常に多いです。
お礼メールをしっかりマスターして、
仕事の幅を広げていけたらすばらしいですね。
お礼のメールを送るタイミングは、
できるだけ早い方が良いです。
例えば取材をさせていただいたら、
その日のうちにお礼をしましょう。
お礼メールの例を見てください。
件名：取材のご協力ありがとうございました。 株式会社◯◯◯ 斉藤様 お世話になっております。 ◯◯株式会社の鈴木です。 本日は、取材にご協力いただきましてありがとうございました。 斉藤様より××に関してのお話をたくさん伺うことができ、 とても勉強になりました。 また斉藤様の××に対する思いや、最後まで諦めない姿勢に、 大変感銘を受けました。（※） 貴重なお話をありがとうございました。 原稿ができ次第、 改めてこちらからご連絡させていただきます。 引き続きよろしくお願い致します。 ------ ◯◯株式会社 鈴木 美保 〒105ー＊＊＊＊ 東京都港区＊＊＊＊ TEL:03-＊＊＊＊-＊＊＊＊ Email:suzuki@＊＊＊＊.co.jp
（※）の部分のように、お礼のメールでは、
自分の気持ちを具体的に表現してください。
ただ「ありがとうございます」だけでは、
気持ちが伝わらず、相手の印象にも残りません。
どのようなところが良かったのか、どの部分に感動したのか、
詳しく表現してあげると相手も嬉しいものです。
ビジネスメールで使うライティング術について学習しました。
- 丁寧な口調を心がけ、失礼のないようにする。
- わかりやすく、簡潔にまとめる。
- 相手に対する思いやりを持つ。
そして送信する前には、必ず見直しましょう。
誤字脱字はないか、わかりにくい表現はないか、
確認してください。
これらのポイントをいつも頭の片すみに置いて、
スムーズに仕事ができるようにしていきましょう。
次のページでは、SNSで使えるライティング術について
解説します。